Инструкция о процессе заполнения и подачи табелей учета рабочего времени

1.1. Настоящая инструкция составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию процедуры расчета заработной платы.

1.2. Настоящая инструкция предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри организации.

2. Ведение табеля учета рабочего времени

2. 1. Табель учета рабочего времени – кадровый документ в формате Excel. Состоит из 4 листов (вкладок):

1) Лист «Табель» содержит таблицу, отражающую наименование подразделения, отчетный месяц, ФИО сотрудников, их должности; соответственное количество отработанных смен, часов, а также календарные дни отпуска, дни без содержания, больничные листы, выходные. Остальные листы вспомогательные.

2) Лист «Подразделения» содержит адреса магазинов «Водяной».

3) Лист «Календарь» содержит производственный календарь с указанием нормативного количества рабочих дней и часов.

2.2. Порядок заполнения табеля.

1) Процедура заполнения начинается со сверки адреса магазина (ячейка В2). Выбор адреса производится из списка (при фиксации курсора на ячейке В2, в ячейке С2 появляется кнопочка с треугольником, указывающая на наличие списка).

2) Затем выбирается отчетный месяц. Для этого фиксируется курсор на ячейке наименования месяца. Затем в ячейке Т4 появляется кнопочка с треугольником, указывающая на наличие списка. После выбора нужного месяца автоматически проставляются данные о количестве календарных дней (С4), количестве рабочих дней (С5) и рабочее время (С6) – информация в левом верхнем углу страницы. Количество смен не должно превышать нормативное количество рабочих дней и часов.

3) Следующей заполняется сетка – календарные дни месяца. Столбцы, на которые выпадают выходные, закрашиваются светло желтым цветом.

Смены обозначаются восьмерками «8».

Невыходы:

Б – болезнь,

О – очередной отпуск,

А – отпуск без содержания,

Д – отпуск по беременности иродам,

П – прогул,

В – выходной.

Данная подсказка находится в левом верхнем углу главной страницы. Другие обозначения не принимаются.

4) Далее заполняется столбец «Комментарий заведующего», отражающий причины, по которым количество смен отличается от нормы, следующим образом: б/л, отпуск, лишний выходной. При отработке сотрудником полного отчетного месяца заведующий указывает: «по графику».

5) Столбец «Фактически отработано смен» считается автоматически.

6) Столбец «К оплате (отдел персонала) заполняется менеджером по персоналу.

7) Столбцы «Неявки (дней)» считаются автоматически.

18) Затем идут столбцы, указывающие фактически отработанное время, которые считаются автоматически.

3. Процесс подачи табеля учета рабочего времени.

3.1. Предварительный вариант табеля предоставляется до 25 числа каждого месяца для начисления аванса работникам.

3.2. Окончательный вариант табеля предоставляется заведующими до 5 числа месяца, следующего за отчетным, для начисления заработной платы.

3.3. Табель высылается заведующим магазина по электронной почте или на бумажном носителе менеджеру по персоналу. Менеджер по персоналу проверяет табеля на соответствие численности сотрудников, итоговое количество неявок и заполняет свою колонку. Затем табель передается бухгалтеру для начисления денежных средств сотруднику.

4. Ответственность за ведение кадрового документа, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность возлагаются на отдел персонала.

5. Контроль за выполнением приложения возложить на директора предприятия.

Согласовано:

Директор ____ «______» _____________

Руководитель отдела финансов _____________

Главный бухгалтер _____________

Менеджер по персоналу _____________