Положение по принципам планирования, координации и контроля деятельности коммерческих служб штаба ФОБ и БЕ ФОБа

поиск по рубрике
поиск по разделам
поиск по сайту
поиск в Google
поиск в Яндексе

Количество просмотров: 4083



 

УТВЕРЖДАЮ

Директор __________

_________

 

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора

по коммерческим вопросам

___________

_________

ПОЛОЖЕНИЕ

 

_____

 

«___»___________20____ г.

 

«По принципам планирования, координации и контроля деятельности коммерческих служб штаба ФОБ и БЕ ФОБа»

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Настоящее Положение по принципам планирования устанавливает порядок определения направления развития и организации сферы деятельности ФОБ, системы взаимоотношений внутри нее, посредством определения целей и задач, а также ресурсов, необходимых для их выполнения и путей их достижения

 

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ. ДЕЛОВАЯ ЦЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ

 

2.1. Одной из основных функций управления и планирования является целеполагание – определение и утверждение деловой цели организации (формулы цели) (Приложение № 1)

Деловая цель обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и задач на уровне различных структурных подразделений. Ее формулировка отражает задачи организации в определенный период времени. Основные критерии формулы цели разрабатываются и принимаются коллегиально на Совете Директоров ___________

Деловая цель организации формулируется исходя из требований и критериев, предъявляемых Собранием Акционеров - управляющей компанией к БЕ ФОБ – ее администрации, в лице ее директора. На этом уровне производится обсуждение, коррекция, принятие решения, контроль и утверждение цели организации и путей ее достижения. Деловая цель доводится до региональных компаний

 

Виды планирования:

 

  1. Годовое планирование

  2. Квартальное планирование

  3. Ежемесячное планирование

  4. Еженедельное планирование

  5. Ежедневное планирование

 

2.2. Принципы планирования определяют характер и содержание плановой деятельности в организации. Правильное соблюдение принципов планирования создает предпосылки для эффективной работы организации и уменьшает возможность отрицательных результатов планирования

 

Планирование определяется следующими принципами:

  1. Непрерывность. Процесс планирования осуществляется постоянно, в рамках установленного цикла – год, квартал, месяц

  2. Эластичность и гибкость. Обеспечение возможности корректировки планов и изменение их направленности с учетом изменений как внешних, так и внутренних

  3. Единство. Составные части организации как целостной системы должны развиваться в едином направлении. Это означает, что планы работ каждого структурного подразделения должны быть связаны с планами всей организации и единой ее целью

  4. Участие. Каждый сотрудник организации – участник плановой деятельности организации, независимо от занимаемой должности

  5. Точность. Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, какая только возможна

  6. Экономичность и оптимальность. Данный принцип – составляющая успеха хозяйственной деятельности. Всегда необходима разумная и рациональная экономия и выбор наилучшего альтернативного решения среди возможных

  7. Ранжирование объектов планирования. Соизмерение оценки различных объектов по степени сложности или по другим критериям. Предусматривается составление рядов, в которых различные объекты планирования рассматриваются по мере возрастания или убывания их сложности

  8. Связь уровней управления. Планирование необходимо осуществлять во взаимосвязи планов управляющей компании с планами региональных компаний для достижения общей цели

 

2.3. Координация плановой деятельности структурных подразделений выражается в следующем:

- деятельность организации в целом планируется с учетом планов отдельных структурных подразделений

- изменения, вносимые в план одного из подразделений отражаются в планах других структурных подразделений

Таким образом, соблюдаются главные черты координации планирования в организации:

взаимосвязь и одновременность. Каждый план отдельного структурного подразделения – это часть плана организации в целом, а все планы работ – взаимосвязанная система

 

 

 

3. ГОДОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

 

Схемы организации работ по планированию:

  1. Сверху вниз;

  2. Снизу вверх;

  3. Встречное планирование

 

Система бизнес-планирования

 

 

Процесс годового планирования и план-график годового планирования см. в Приложении № 2 и Приложении № 3

 

Процесс годового бизнес-планирования

 

4. ЕЖЕКВАРТАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

 

Алгоритм подготовки и проведения квартальных совещаний

 

 

 

Процесс проведения квартального совещания, матрицу ответственности участников данного процесса и формы отчетности см. в Приложении № 4, Приложении № 5 и Приложении № 6)

 

Для определения причин отклонения от плана необходимо провести анализ и составить организационный план действий по коррекции ситуации в РК (Приложение №7)

 

 

5. ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ ПЛАНЫ РАБОТ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ. ЭССЕ

 

3.1. Ежемесячно (еженедельно) в организации руководителем (начальником) структурного подразделения составляется план работ структурного подразделения

План работ подразделения оформляется в едином утвержденном формате (Приложение № 8)

План работ подразделения включает в себя два блока:

1 блок. Организационный (управленческий)

Организационный блок включает в себя задачи, сформулированные согласно основным требованиям руководства организации и направлены на осуществление принятой и утвержденной деловой цели организации (задачи сверху)

2 блок. Специфический, включающий в себя задачи и мероприятия, осуществляемые согласно утвержденного бизнес-процесса структурного подразделения (задачи, согласно занимаемой должности)

 

3.2. Плану работ структурного подразделения предшествует составление ежемесячного эссе (пояснительной записки)

Эссе (фр.essai) попытка, проба, очерк. Эссе подразумевает свободу творчества. Пишется в свободном стиле

Эссе должно содержать:

- четкое изложение сути поставленной проблемы

- самостоятельно проведенный анализ этой проблемы

 

Основные принципы эссе (принцип 4-х «П») включают в себя:

  1. Положение, позиция – где находимся

  2. Проблемы и причины

  3. Перспективы, пути решения

  4. Основные задачи для плана работ – количество, которых должно составлять 7 плюс (минус) 2 – число Калмагорова-Милера

 

Структура эссе (Приложение № 9):

1. Титульный лист. Заполняется по единой форме (Приложение № 10)

2. Введениепервый принцип эссе. Суть и обоснование. Положение, позиция, т.е. производится описание текущей ситуации в зоне ответственности структурного подразделения. В обязательном порядке введение начинается со ссылки на утвержденную деловую цель. Необходимо провести анализ ситуации по предыдущему периоду, соблюдая принцип непрерывности; коррекция на основе отчета о проделанной работе

3. Основная часть – основы проблемы и ее причины (второй принцип эссе); выявление перспектив и путей решения (третий принцип), выявление проблем недостатков

4. Заключение -четвертый принцип эссе. Обобщение и аргументированные выводы. В заключении необходимо указать основные задачи для плана работ

Количество страниц составляемого эссе – не более двух страниц

 

3.3. На этапе составления плана работ и эссе как раз и осуществляется постановка задач организации, основными принципами которых являются:

- принцип контроля и координации

- мотивация общей цели

- координация и каскадирование

- принцип декомпозиции

 

6. ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЕ ПЛАНЫ РАБОТ

 

Принципы построения плана работ на неделю:

  1. План работ на неделю составляется на основании плана работ на месяц.

  2. Задачи, указанные в плане работ на неделю являются задачами нацеленные на получение результата по итогам месяца (должны подпирать одну из задач ежемесячного планирования.)

  3. Формат для построения плана работ на неделю является форматом построения плана работ на месяц (см. Приложение № 11)

  4. План работ на неделю должен быть сформирован по принципу декомпозиции и постановки задач по системе SMART (см. Приложение № 12)

  5. Задачи на неделю должны быть согласованы со смежными подразделениями РК и утверждены вышестоящим руководителем (изменения в планах работ на неделю в плановой деятельности структурных подразделений влечет за собой изменения в планах работ смежных структурных подразделений).

  6. Задачи на неделю, в которых необходимо участие сотрудников ФОБа (маркетинг, ОТН-снабжение) согласовываются на уровне руководителей отделов ФОБ и РК.

  7. Постановка и утверждение задач на неделю происходит каждый понедельник до17-00 по электронной почте. (все возникающие вопросы по плану работ решаются по телефону)

  8. Контроль за исполнением поставленных задач возлагается на руководителей структурных подразделений. Отчет по проделанной работе высылается каждую пятницу до 18-00 вышестоящему руководителю, а также руководителю структурного подразделения ФОБ.

  9. Подведение итогов по прошлому периоду (недели) производится каждый понедельник в момент постановки задач на следующую неделю.

  10. Задачи, утвержденные на неделю, декомпозируются на подчиненных, распределение выполняемых задач происходит на основе выполняемого функционала подчиненного.

Важно: Количество задач на неделю по структурному подразделению не может быть более 7 , и не менее 5.

 

7. ЕЖЕДНЕВНЫЕ ПЛАНЫ РАБОТ

 

Принципы построения задач на день

 

  1. План работы на день составляется руководителем подразделения на основании недельного плана работ структурного подразделения (план работ и постановка задач происходит по принципу постановки задач по системе SMART.)

  2. План работ на день должен подпирать задачу еженедельного плана работ и, нацелен на результат выполнения одной из задач плана работ на неделю

  3. В случае отклонения от плана работ на неделю (по причинам неадекватного планирования), возникшие проблемные вопросы выносятся на ежедневные утренние совещания (оперативное совещание). Формат обозначения проблемы должен быть в едином формате (см. Приложение № 13). Согласование с ФОБ происходит на уровне руководителей структурных подразделений (см. Приложение № 14)

  4. В случае, когда задача, возникшая в течение дня, переходит по срокам на следующую неделю, она вносится в план работ на неделю структурного подразделения (по согласованности со смежными подразделениями).(см. принципы построения еженедельных задач)

  5. Контроль за исполнение поставленных на день задач возлагается на руководителя структурного подразделения.

  6. Отчет о проделанной работе за день озвучивается руководителем структурного подразделения на ежедневных оперативных совещаниях. Отчет о проделанной работе за день согласовывается с руководителем структурного подразделения ФОБа (см. Приложение № 14)

 

Важно: Количество задач на день по каждому из сотрудников структурного подразделения не может быть более 7 , и не менее 5.

 

 

 

8. ПРИНЦИП КООРДИНАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КООРДИНАЦИЙ

 

(См Приложение № 14 «Регламент осуществления коммуникаций между функциональными руководителями штаба ФОБ и РК»)

 

9. ОТЧЕТ О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ

 

Ежемесячно, в сроки, установленные руководством организации, руководитель структурного подразделения обязан сдать «Отчет о проделанной работе» (Приложение № 15).

Данный отчет необходим для выводов о деятельности подразделения за отчетный месяц и подведения итогов по полученным результатам и их эффективности. Отчет ежемесячно предоставляется непосредственному руководителю. Результаты отчета используются при оценке грейда «Оценка руководителя»

 

 

10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

Ответственность (административная или материальная) за неисполнение данного Положения возлагается на руководителей структурных подразделений, согласно принятых Положений и утвержденных приказов в организации





Список принятых сокращений:

ФОБ – Федеральный Оптовый Бизнес

БЕ – Бизнес единицы (Региональные компании)

РК – Региональная компания

 

Приложение № 1 утвержденная деловая цель >>>

Приложение № 2 Алгоритм к процессу готового планирования >>>

Приложение № 3 План-график годового планирования ФОБ на 20___ г. >>>

Приложение № 4 Алгоритм процесса квартального совещания >>>

Приложение № 5 Матрица ответственности и взаимодействия участников процесса квартального совещания >>>

Приложение № 6 Формы отчетности >>>

Приложение № 7 Анализ причин отклонения от плана >>>

Приложение № 8 План работ на месяц >>>

|

Поделиться ссылкой

|

Подписаться на RSS


Закрыть

Следующая ссылка будет отправлена на указанный
Вами e-mail адрес:

http://fin-rb.ru/dokumenty/polozheniya/polozhenie_po_principam_planirovaniya_koordinacii_i_kontrolya_deyatelnosti_kommercheskih_sluzhb_shtaba_fob_i_be_foba/

Введите свое имя:


Введите email того, с кем бы Вы хотели поделится ссылкой:


Введите текст сообщения



КОММЕНТАРИИ:

Комментарии


Заголовок комментария:
Ваш ник:
Ваш e-mail:
Текст комментария:
Введите текст на картинке Циферки

Материалы по теме:

НА ЗАМЕТКУ
ДОКУМЕНТЫ
ПРЕЗЕНТАЦИИ
Приложение № 8 План работ на месяц к Положению по принципам планирования

Приложение № 7 Анализ причин отклонения от плана к положению по планированию

Приложение № 6 Формы отчетности к Положению по принципам планирования

Приложение № 5 Матрица ответственности и взаимодействия участников процесса квартального совещания

Приложение № 4 Алгоритм процесса квартального совещания К Положению по принципам планирования

Приложение № 3 План-график годового планирования ФОБ на 20___ г. к Положению по принципам планирования

Приложение № 2 Алгоритм к процессу готового планирования К Положению по принципам планирования

Приложение № 1 Утвержденная деловая цель к Положению по принципам планирования

Положение по принципам планирования, координации и контроля деятельности коммерческих служб штаба ФОБ и БЕ ФОБа

Положение по тендерному комитету и порядку его работы

Презентации
Документы
На заметку