УТВЕРЖДАЮ
Директор __________
_________
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора
по коммерческим вопросам
___________
_________
ПОЛОЖЕНИЕ
№ _____
«___»___________20____ г.
«По принципам планирования, координации и контроля деятельности коммерческих служб штаба ФОБ и БЕ ФОБа»
Настоящее Положение по принципам планирования устанавливает порядок определения направления развития и организации сферы деятельности ФОБ, системы взаимоотношений внутри нее, посредством определения целей и задач, а также ресурсов, необходимых для их выполнения и путей их достижения
2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ. ДЕЛОВАЯ ЦЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ
2.1. Одной из основных функций управления и планирования является целеполагание – определение и утверждение деловой цели организации (формулы цели) (Приложение № 1)
Деловая цель обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и задач на уровне различных структурных подразделений. Ее формулировка отражает задачи организации в определенный период времени. Основные критерии формулы цели разрабатываются и принимаются коллегиально на Совете Директоров ___________
Деловая цель организации формулируется исходя из требований и критериев, предъявляемых Собранием Акционеров - управляющей компанией к БЕ ФОБ – ее администрации, в лице ее директора. На этом уровне производится обсуждение, коррекция, принятие решения, контроль и утверждение цели организации и путей ее достижения. Деловая цель доводится до региональных компаний
Виды планирования:
-
Годовое планирование
-
Квартальное планирование
-
Ежемесячное планирование
-
Еженедельное планирование
-
Ежедневное планирование
2.2. Принципы планирования определяют характер и содержание плановой деятельности в организации. Правильное соблюдение принципов планирования создает предпосылки для эффективной работы организации и уменьшает возможность отрицательных результатов планирования
Планирование определяется следующими принципами:
-
Непрерывность. Процесс планирования осуществляется постоянно, в рамках установленного цикла – год, квартал, месяц
-
Эластичность и гибкость. Обеспечение возможности корректировки планов и изменение их направленности с учетом изменений как внешних, так и внутренних
-
Единство. Составные части организации как целостной системы должны развиваться в едином направлении. Это означает, что планы работ каждого структурного подразделения должны быть связаны с планами всей организации и единой ее целью
-
Участие. Каждый сотрудник организации – участник плановой деятельности организации, независимо от занимаемой должности
-
Точность. Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, какая только возможна
-
Экономичность и оптимальность. Данный принцип – составляющая успеха хозяйственной деятельности. Всегда необходима разумная и рациональная экономия и выбор наилучшего альтернативного решения среди возможных
-
Ранжирование объектов планирования. Соизмерение оценки различных объектов по степени сложности или по другим критериям. Предусматривается составление рядов, в которых различные объекты планирования рассматриваются по мере возрастания или убывания их сложности
-
Связь уровней управления. Планирование необходимо осуществлять во взаимосвязи планов управляющей компании с планами региональных компаний для достижения общей цели
2.3. Координация плановой деятельности структурных подразделений выражается в следующем:
- деятельность организации в целом планируется с учетом планов отдельных структурных подразделений
- изменения, вносимые в план одного из подразделений отражаются в планах других структурных подразделений
Таким образом, соблюдаются главные черты координации планирования в организации:
взаимосвязь и одновременность. Каждый план отдельного структурного подразделения – это часть плана организации в целом, а все планы работ – взаимосвязанная система
Схемы организации работ по планированию:
-
Сверху вниз;
-
Снизу вверх;
-
Встречное планирование
Система бизнес-планирования
Процесс годового планирования и план-график годового планирования см. в Приложении № 2 и Приложении № 3
Процесс годового бизнес-планирования
4. ЕЖЕКВАРТАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Алгоритм подготовки и проведения квартальных совещаний
Процесс проведения квартального совещания, матрицу ответственности участников данного процесса и формы отчетности см. в Приложении № 4, Приложении № 5 и Приложении № 6)
Для определения причин отклонения от плана необходимо провести анализ и составить организационный план действий по коррекции ситуации в РК (Приложение №7)
5. ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ ПЛАНЫ РАБОТ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ. ЭССЕ
3.1. Ежемесячно (еженедельно) в организации руководителем (начальником) структурного подразделения составляется план работ структурного подразделения
План работ подразделения оформляется в едином утвержденном формате (Приложение № 8)
План работ подразделения включает в себя два блока:
1 блок. Организационный (управленческий)
Организационный блок включает в себя задачи, сформулированные согласно основным требованиям руководства организации и направлены на осуществление принятой и утвержденной деловой цели организации (задачи сверху)
2 блок. Специфический, включающий в себя задачи и мероприятия, осуществляемые согласно утвержденного бизнес-процесса структурного подразделения (задачи, согласно занимаемой должности)
3.2. Плану работ структурного подразделения предшествует составление ежемесячного эссе (пояснительной записки)
Эссе (фр.essai) попытка, проба, очерк. Эссе подразумевает свободу творчества. Пишется в свободном стиле
Эссе должно содержать:
- четкое изложение сути поставленной проблемы
- самостоятельно проведенный анализ этой проблемы
Основные принципы эссе (принцип 4-х «П») включают в себя:
-
Положение, позиция – где находимся
-
Проблемы и причины
-
Перспективы, пути решения
-
Основные задачи для плана работ – количество, которых должно составлять 7 плюс (минус) 2 – число Калмагорова-Милера
Структура эссе (Приложение № 9):
1. Титульный лист. Заполняется по единой форме (Приложение № 10)
2. Введение – первый принцип эссе. Суть и обоснование. Положение, позиция, т.е. производится описание текущей ситуации в зоне ответственности структурного подразделения. В обязательном порядке введение начинается со ссылки на утвержденную деловую цель. Необходимо провести анализ ситуации по предыдущему периоду, соблюдая принцип непрерывности; коррекция на основе отчета о проделанной работе
3. Основная часть – основы проблемы и ее причины (второй принцип эссе); выявление перспектив и путей решения (третий принцип), выявление проблем недостатков
4. Заключение -четвертый принцип эссе. Обобщение и аргументированные выводы. В заключении необходимо указать основные задачи для плана работ
Количество страниц составляемого эссе – не более двух страниц
3.3. На этапе составления плана работ и эссе как раз и осуществляется постановка задач организации, основными принципами которых являются:
- принцип контроля и координации
- мотивация общей цели
- координация и каскадирование
- принцип декомпозиции
Принципы построения плана работ на неделю:
-
План работ на неделю составляется на основании плана работ на месяц.
-
Задачи, указанные в плане работ на неделю являются задачами нацеленные на получение результата по итогам месяца (должны подпирать одну из задач ежемесячного планирования.)
-
Формат для построения плана работ на неделю является форматом построения плана работ на месяц (см. Приложение № 11)
-
План работ на неделю должен быть сформирован по принципу декомпозиции и постановки задач по системе SMART (см. Приложение № 12)
-
Задачи на неделю должны быть согласованы со смежными подразделениями РК и утверждены вышестоящим руководителем (изменения в планах работ на неделю в плановой деятельности структурных подразделений влечет за собой изменения в планах работ смежных структурных подразделений).
-
Задачи на неделю, в которых необходимо участие сотрудников ФОБа (маркетинг, ОТН-снабжение) согласовываются на уровне руководителей отделов ФОБ и РК.
-
Постановка и утверждение задач на неделю происходит каждый понедельник до17-00 по электронной почте. (все возникающие вопросы по плану работ решаются по телефону)
-
Контроль за исполнением поставленных задач возлагается на руководителей структурных подразделений. Отчет по проделанной работе высылается каждую пятницу до 18-00 вышестоящему руководителю, а также руководителю структурного подразделения ФОБ.
-
Подведение итогов по прошлому периоду (недели) производится каждый понедельник в момент постановки задач на следующую неделю.
-
Задачи, утвержденные на неделю, декомпозируются на подчиненных, распределение выполняемых задач происходит на основе выполняемого функционала подчиненного.
Важно: Количество задач на неделю по структурному подразделению не может быть более 7 , и не менее 5.
Принципы построения задач на день
-
План работы на день составляется руководителем подразделения на основании недельного плана работ структурного подразделения (план работ и постановка задач происходит по принципу постановки задач по системе SMART.)
-
План работ на день должен подпирать задачу еженедельного плана работ и, нацелен на результат выполнения одной из задач плана работ на неделю
-
В случае отклонения от плана работ на неделю (по причинам неадекватного планирования), возникшие проблемные вопросы выносятся на ежедневные утренние совещания (оперативное совещание). Формат обозначения проблемы должен быть в едином формате (см. Приложение № 13). Согласование с ФОБ происходит на уровне руководителей структурных подразделений (см. Приложение № 14)
-
В случае, когда задача, возникшая в течение дня, переходит по срокам на следующую неделю, она вносится в план работ на неделю структурного подразделения (по согласованности со смежными подразделениями).(см. принципы построения еженедельных задач)
-
Контроль за исполнение поставленных на день задач возлагается на руководителя структурного подразделения.
-
Отчет о проделанной работе за день озвучивается руководителем структурного подразделения на ежедневных оперативных совещаниях. Отчет о проделанной работе за день согласовывается с руководителем структурного подразделения ФОБа (см. Приложение № 14)
Важно: Количество задач на день по каждому из сотрудников структурного подразделения не может быть более 7 , и не менее 5.
8. ПРИНЦИП КООРДИНАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КООРДИНАЦИЙ
(См Приложение № 14 «Регламент осуществления коммуникаций между функциональными руководителями штаба ФОБ и РК»)
Ежемесячно, в сроки, установленные руководством организации, руководитель структурного подразделения обязан сдать «Отчет о проделанной работе» (Приложение № 15).
Данный отчет необходим для выводов о деятельности подразделения за отчетный месяц и подведения итогов по полученным результатам и их эффективности. Отчет ежемесячно предоставляется непосредственному руководителю. Результаты отчета используются при оценке грейда «Оценка руководителя»
Ответственность (административная или материальная) за неисполнение данного Положения возлагается на руководителей структурных подразделений, согласно принятых Положений и утвержденных приказов в организации
Список принятых сокращений:
ФОБ – Федеральный Оптовый Бизнес
БЕ – Бизнес единицы (Региональные компании)
РК – Региональная компания
Приложение № 1 утвержденная деловая цель >>>
Приложение № 2 Алгоритм к процессу готового планирования >>>
Приложение № 3 План-график годового планирования ФОБ на 20___ г. >>>
Приложение № 4 Алгоритм процесса квартального совещания >>>
Приложение № 6 Формы отчетности >>>
Приложение № 7 Анализ причин отклонения от плана >>>
Приложение № 8 План работ на месяц >>>
назад в раздел| |
Закрыть Код для блогов<a href="http://fin-rb.ru/dokumenty/polozheniya/polozhenie_po_principam_planirovaniya_koordinacii_i_kontrolya_deyatelnosti_kommercheskih_sluzhb_shtaba_fob_i_be_foba/"><img style="float:left; margin-right:5px;" src=""></a><a style="color:#333;" href="http://fin-rb.ru/dokumenty/polozheniya/polozhenie_po_principam_planirovaniya_koordinacii_i_kontrolya_deyatelnosti_kommercheskih_sluzhb_shtaba_fob_i_be_foba/"><p style="text-align: justify;" align="CENTER"><span><span><strong>1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ</strong></span></span></p>
<p style="text-align: justify;">Настоящее Положение по принципам планирования устанавливает порядок определения направления развития и организации сферы деятельности ФОБ, системы взаимоотношений внутри нее, посредством определения целей и задач, а также ресурсов, необходимых для их выполнения и путей их достижения</p></a>
РезультатЗакрыть Следующая ссылка будет отправлена на указанный
http://fin-rb.ru/dokumenty/polozheniya/polozhenie_po_principam_planirovaniya_koordinacii_i_kontrolya_deyatelnosti_kommercheskih_sluzhb_shtaba_fob_i_be_foba/
Введите свое имя: Введите email того, с кем бы Вы хотели поделится ссылкой: Введите текст сообщения |
Презентации
Документы
На заметку
КОММЕНТАРИИ:
Комментарии